Pymes en clave tecnológica

La Red de Centros SAT acerca las Tecnologías de la Información y Comunicación a las empresas asturianas para ayudarlas a mejorar su competitividad

Las pymes tienen a su alcance múltiples herramientas basadas en las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) para fortalecer todos los ámbitos de su actividad. Desde soluciones de comunicación a comercio electrónico o movilidad, a lo largo del año, en este espacio mensual de la Red de Centros SAT se han ido exponiendo las principales, agrupadas en torno a áreas temáticas. Este artículo, que cierra la serie, quiere ofrecer un compendio de todas esas herramientas.

La actividad de una empresa se sustenta en una correcta gestión, para lo que existe una gran variedad de instrumentos de gestión. Desde herramientas ofimáticas y programas de gestión generalistas a software de gestión sectorial e instrumentos avanzados de gestión como los CRM / ERP.
La gestión conlleva numerosos trámites administrativos: Agencia Tributaria, Seguridad Social, etc. Tradicionalmente, estos trámites se realizan de manera presencial, consumiendo un valioso tiempo. La Administración Electrónica, o e-Administración, a través de Internet, elimina el factor presencial, y agiliza muchas de las tareas. Además, se prescinde de turnos y horarios, pues está disponible las 24 horas todos los días. El requisito para su disfrute es disponer de un Certificado Digital, que garantiza la identidad de la persona usuaria.

La Banca Electrónica complementa estos servicios, con los que por Internet ofrecen las entidades bancarias, la mayoría de los cuales se pueden efectuar en la sucursal física.
Por otra parte, la empresa necesita de una buena comunicación, tanto interna como externa. A su alcance están elementos como el correo electrónico, la mensajería instantánea (conversaciones por escrito en tiempo real), la voz sobre IP-VoIP (llamadas telefónicas mediante Internet) y la videoconferencia (añade imagen a la Voz sobre IP)

Las nuevas exigencias del mercado requieren movilidad tanto a empresarios como a trabajadores para no perder competitividad. Para poder ahorrar costes y mantener (incluso mejorar) la productividad, existe un variado equipamiento (teléfono móvil y SmartPhones, soluciones 3G, PDA, ordenadores portátiles (Tablet PC, UMPC…), que se apoya en diversas soluciones tecnológicas (tecnologías inalámbricas -WiFi, Bluetooth…-, accesos remoto, redes privadas virtuales, aplicaciones web, intranets y aplicaciones específicas para dispositivos móviles).

Para una navegación segura
El empleo de elementos informáticos y el acceso a Internet implica adoptar una serie de medidas encaminadas a mantener su seguridad, y la de la información que contienen. Existen riesgos que deben ser conocidos para su prevención. Estos riesgos pueden dividirse en físicos y lógicos, en función de la parte de los sistemas que se vea afectada. Igual división se puede hacer en los elementos de protección existentes:
Seguridad física:

Copias de Seguridad: una medida esencial para resguardar y proteger la información vital de la empresa.

Sistemas de Alimentación Ininterrumpida (SAI): dispositivos electrónicos que evitan apagados bruscos en los equipos cuando se producen fallos en el suministro eléctrico, gracias a las baterías que incorporan.

Controles de acceso a los equipos o recintos en los que se encuentran los equipos vitales para la empresa, bien por la función que desarrollan, bien por la información que contienen.

Seguridad lógica:

• Software Antivirus. Los virus (programas informáticos que tienen multitud de efectos nocivos sobre los sistemas informáticos) son la amenaza más popular, si bien no la única. Contar con un buen programa antivirus que se actualice continuamente es esencial.
• Software anti-espías y anti-ads. El Spyware (software espía) y el Adware (Publicidad engañosa o no deseada) son menos conocidos que los virus, pero no por ellos menos peligrosos. Su incidencia es muy alta, por lo que los programas con soporte anti-espía y anti-adware son fundamentales.
• Actualizaciones de seguridad. Gran cantidad de programas y sistemas operativos desarrollan periódicamente “parches” que corrigen diversos problemas (muchos de ellos que afectan a la seguridad) a medida que se detectan.
•  Filtros Antispam. El SPAM (correo electrónico no deseado) es algo cotidiano por desgracia, pero no por ello deja de ser peligroso. Muchos antivirus y clientes de correo electrónico incorporan filtros antispam, como complemento a las soluciones específicas existentes.

Estoy en Internet, luego existo
El mercado actual ya no se restringe a los límites geográficos más próximos a nuestra empresa. Es necesario llegar a más ámbitos, a más clientes, darse a conocer al mundo. Una empresa ha de tener presencia en Internet.
La página web es algo casi indispensable para toda empresa hoy día. Es su escaparate al mundo exterior, una potente herramienta para captar clientes. Por ello, debe estar bien desarrollada. Es recomendable seguir unos pasos:

• Planificar la finalidad de la página, y su aspecto.
• Definir la estructura.
• Registrar un nombre dominio (la dirección que las personas usuarias introducirán en el navegador para acceder a ella) sencillo y adecuado.
• Desarrollar la web, utilizando preferentemente herramientas y tecnologías que garanticen la usabilidad y la compatibilidad.
• Elegir un alojamiento para la web. El alojamiento es el equipo en el que físicamente estarán los archivos de la web, para su acceso desde Internet. Ha de ser adecuado a las características y usos de la página.
• Publicar la web y actualizarla regularmente.

Como complemento a la web, Internet ofrece sistemas de marketing económicos con amplias posibilidades para cada tipo de empresa. Entre las herramientas se encuentran:

• Posicionamiento en buscadores, para aparecer en las primeras posiciones en las búsquedas.
• Banners (anuncios en páginas web)
• Envío de mailings por correo electrónico
• Envío de SMS.
• Herramientas web 2.0, como Blogs, foros, wikis, podcasts, RSS…
• Esa mayor difusión de la empresa se puede apoyar en el comercio electrónico para que los productos y servicios elaborados puedan ser accesibles para todo tipo de clientela que acceda a la página web. Se debe contar con:
• Un catálogo digitalizado de los productos ofertados.
• Un carro de la compra que permita ir añadiendo artículos, emulando a la cesta de la compra tradicional.
• Un sistema de pago por Internet con los mecanismos de seguridad adecuados.
• Un respaldo logístico que asegure entregas en los plazos prefijados.